OFFRE-D'EMPLOI : Le CICR recrute un assistant-e Welcome (B1) pour sa Sous délégation de Bukavu.

En vue de combler une vacance de poste au sein de son équipe Administration pour sa Sous délégation de Bukavu, le CICR souhaite recruter un(e) Assistant-e Welcome (B1) pour une durée de 12 mois avec possibilité de renouvellement. La date souhaitée de début pour le(la) candidat(e) qui sera sélectionné(e) est le 06 Juin 2022.

Responsabilités et tâches principales Sous la supervision directe de le/la Welcome Supervisor, l'Assistant-e Welcome contribue au bon déroulement des activités du Service welcome, notamment la coordination de la prise en charge des collaborateur-trice-s et des invité-e-s du CICR à leur départ et à leur arrivée, ainsi que les formalités de voyage, suivi visas expatriés, résidents et leurs validités, les ordres de mission pour voyageurs, l'hébergement des expatriés, résidents et lister leurs présences quotidiennement, met à jour les dossiers physiques des mobiles. Il/elle : • Contribue à toute activité administrative du Service welcome en fonction des demandes. • Participe à l'organisation de la prise en charge à l'arrivée et de l'hébergement (hôtel, appartement, maison) des collaborateur-trice-s et invité-e-s. • Organise les voyages et toutes les réservations • Participe à l'accueil et au départ des visiteurs, personnes en transit et des collaborateurs CICR au port, à l'aéroport et par la route (frontières), ainsi que les formalités migratoires y relatives. • Participe à l'organisation de la prise en charge à l'arrivée et de l'hébergement (hôtel, appartement, maison) des collaborateur-trice-s et invité-e-s. • Interagit avec les autorités compétentes (ministères, consulats, etc.) s'agissant des attestations, des visas, des permis, des enregistrements, etc. • Contribue à l'organisation des déplacements du personnel (avion, train, bus, etc.) par le moyen le plus économique et, si nécessaire, coordonne les trajets depuis et vers l'aéroport, la gare, etc. • S'assure que le kit visiteur composé du café, thé, sucre, etc. est approvisionné dans chaque résidence pour servir de petit déjeuner aux visiteurs. • Avant un départ de Bukavu, s'assure avec le voyageur que tous les documents de voyage sont en ordre ou à défaut les prépare, • Gère la circulation des informations entre les bureaux, les sous-délégations, les délégations et/ou le siège du CICR concernant les déplacements du personnel. • Tient à jour toutes les bases de données utiles concernant les collaborateur-trice-s, les missions et autres déplacements, la validité des papiers, les lieux de résidence et toute autre information pertinente (établissements scolaires, compagnies aériennes, numéros de téléphone, etc.). • Établit les dossiers, les cartes de visite et les programmes d'information du Service welcome et organise des visites de la délégation à l'intention des nouveaux arrivants. • Organise les manifestations, réunions et séminaires, en coordination avec les parties concernées. • Est responsable du bon archivage de l'ensemble des dossiers des expatriés en BoM enregistrant toutes les informations relatives à leurs séjours au Sud-Kivu dans la BD, et s'assure que le dossier de chaque mobile soit au complet, mis à jour et bien archivé en toute confidentialité. • S'assure que les véhicules sont parqués selon les règles et de façon sûre en tout temps. • Connaît les règles de sécurité et s'adapte à la situation sécuritaire (conduite et comportement). • S'assure de conduire en respectant les lois locales du code de la route et conduit à une vitesse adaptée aux conditions de la chaussée. • S'assure que la décharge de responsabilité est remplie et signée lorsque des passagers non-CICR sont transportés dans les véhicules CICR et celles-ci retournées au car dispatch dès son retour. Profil et qualités requises • Diplôme universitaire de Graduat (niveau Bac+3) en secrétariat, gestion commerciale/administrative ou formation universitaire dans le domaine similaire. • Au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans une fonction similaire dans une ONG internationale ou dans une agence de voyage. • Avoir au moins 3 ans d'expérience en conduite des voitures 4x4(Land cruiser) • Connaissance de l'utilisation des 4x4 (Land cruiser) et radios VH/VHF • Très bonne maîtrise du français écrit et parlé • Bonne connaissance des langues locales (Swahili,etc). • La connaissance de l'anglais est un atout. • Très bonnes connaissances en informatique notamment des logiciels de Microsoft Office (Word, Excel, power point) et plates formes messageries (Outlook, IBM lotus notes) • Bonnes compétences organisationnelles et méthodiques. • Être capable de travailler de façon autonome et définir les priorités • Aptitude à travailler en équipe • Bonnes capacités de communication • Être en possession d'un permis de conduire catégorie B, C valable depuis au moins 5 ans • Maitrise de la conduite terrain. Comment postuler : Compléter le formulaire au plus tard le 12 Mai 2022 avant 17h00 sur le lien https://www.icrc.org/fr/qui-nous-sommes/travailler-pour-le-cicr/offre-emploi/rd-congo-nous-recrutons

NB : • Les candidat.e.s qui ne compléteront pas le formulaire dans le lien ci-dessus ne seront pas consideré.e.s. • Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. • Et si vous êtes présélectionné. e pour l'étape suivante, vous serez recontacté.e par email par notre équipe RH à qui vous devrez envoyer dans les 72 heures votre cvet lettre de motivation pour la suite du processus selon les indications. Les candidatures féminines sont vivement encouragées. • Les candidatures de personnes en situation d'handicap sont vivement encouragées. • Le CICR n'exige pas de fonds pendant le processus de recrutement.