En vue de combler une vacance de poste dans son département de la Gestion de l'information, pour sa Délégation de Kinshasa, le CICR souhaite recruter Un(e) Assistant-e Administratif-ve Gestion de l'information pour une durée de 12 mois avec possibilité de renouvellement. La date souhaitée de début pour le/la candidat-e qui sera sélectionné(e) est le 01 juillet 2022.
Responsabilités et tâches principales
L'Assistant-e Administratif-ve IM (information Management) est en charge en toute indépendance du support au Management dans la délégation de Kinshasa, des tâches liées à l'équipe IM ; et a une responsabilité globale d'assurer une gestion de l'information cohérente et la correspondance sous la supervision de l'Assistant-e Exécutive & IM Officer. Il/Elle :
▪ Gère les contacts internes et externes du Management, à travers les outils CICR et supervise la mise à jour des contacts des autres unités.
▪ Accueille les visiteurs du Management et organise les réunions avec des interlocuteurs internes ou
externes du management et gère les aspects logistiques.
▪ Rédige les PV de réunion à la demande du Management et identifie/suit les délais.
▪ Filtre et priorise les demandes orales/écrites et documents destinés au management et contrôle les documents destinés au Management pour signature (contrats, MoU, factures, ...)
▪ Rédige en français la correspondance protocolaire ou informelle - de manière autonome - à la signature du Management et révise celle des unités.
▪ Prépare des dossiers sur des thèmes particuliers (dossiers de briefing pour visites EX-site par ex.).
▪ Elabore / tient à jour l'organigramme pour la délégation.
▪ Exécute ou supervise les tâches de secrétariat pour le management (photocopies, mailings etc..).
▪ Assiste l'Exécutive Assistant & IM Officer (AEMO) dans l'organisation des réunions et événements internes et externes à la demande du Management de façon autonome (demande de proformas / suivis administratifs et logistiques liés à l'événement).
Assure la préparation logistique de réunions, notamment la réservation de chauffeur, la mise en place des salles et du matériel ainsi que l'aménagement technique nécessaire à la tenue de conférences téléphoniques, de présentations et de vidéoconférences.
▪ Contrôle les documents destinés au Management.
▪ Alimente le calendrier de la Team Space (Etat-major, visite officielle, évènements importants sur le site).
▪ Contribue à l'utilisation des espaces collaboratifs et des bases de données Lotus Notes (STM etc) ; Monitore (contrôle qualité et support aux utilisateurs) les docsets sur la Teamspace Kinshasa.
▪ Assure le respect des règles/procédures en matière de gestion de l'information.
▪ Assure la visibilité des actions de la Gestion de l'information.
▪ Organise le briefing IM & Support pour les nouveaux collaborateurs résidents.
▪ Briefe sur les règles en matière de signatures dans la délégation (MoU / Correspondance / Fiche de mission).
▪ Explique le processus de traitement des Chrono IN & Out selon les procédures établies (Numérisation / conservation papier).
▪ Gère les programmes de briefing / débriefing pour les arrivées et départs sur le site.
▪ Maintient à jour ses compétences sur les outils standards et s'implique dans toute évolution des pratiques ou des outils, se forme afin de mieux accompagner les changements et transmettre sonvsavoir.
▪ Gère la Site Tool Management (STM) IM Support services.
Profil et qualités requises ▪ Diplôme de graduat (bac+3) en Administration et secrétariat. ▪ 3 ans et plus dans un poste similaire. ▪ Bonne maîtrise (orale et écrite) du français. ▪ Capacité à gérer les visiteurs publics. ▪ Solides compétences organisationnelles et capacité à prioriser les tâches. ▪ La maitrise de l'Anglais est un atout. ▪ Bonnes connaissances de l'outil informatique (Excel, Word, Outlook, Powerpoint,) ▪ Être flexible, disponible et capable d'effectuer les missions sur terrain. ▪ Être Intègre et Capable de travailler sous pression. ▪ Capacité d'autonomie. ▪ Capacité à travailler dans un environnement multiculturel. ▪ Capacité à traiter les informations de manière confidentielle. Comment postuler : Compléter le formulaire au plus tard le 23/05/2022 avant 17h00 sur le lien
https://www.icrc.org/fr/qui-nous-sommes/travailler-pour-le-cicr/offre-emploi/rd-congo-nous-recrutons
NB : ▪ Les candidat-e-s qui ne compléteront pas le formulaire dans le lien ci-dessus ne seront pas consideré-e-s ▪ Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. ▪ Et si vous êtes présélectionné-e pour l'étape suivante, vous serez recontacté-e par email par notre équipe RH à qui vous devrez envoyer dans les 72 heures votre cv et lettre de motivation pour la suite du processus selon les indications. ▪ Les candidatures féminines sont vivement encouragées. ▪ Les candidatures de personnes en situation de handicap sont vivement encouragées. ▪ Le CICR n'exige pas de fonds pendant le processus de recrutement.
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